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Was macht die Assistenz der Geschäftsführung?

Die Aufgaben der Geschäftsführung eines Unternehmens sind sehr umfangreich und vielfältig. Im Normalfall ist das in der oberen Hierarchieebene anfallende Arbeitspensum meist nicht alleine zu bewältigen. Daher benötigen Geschäftsführende für das operative Tagesgeschäft eine engagierte, fachlich versierte Unterstützung – die Assistenz der Geschäftsführung. Was es mit diesem Beruf auf sich hat und wie du Assistent oder Assistentin der Geschäftsführung wirst, erfährst du in diesem Beitrag.

Inhalt

Definition: Was ist die Assistenz der Geschäftsführung?

Ganz eindeutig lässt sich die Berufsbezeichnung „Assistenz der Geschäftsführung“ nicht definieren. Häufig werden auch die Bezeichnungen „Management-Assistent“ oder „persönlicher Referent“ synonym verwendet. Das liegt daran, dass es keine festgeschriebene Berufsausbildung für die Assistenz der Geschäftsleitung gibt. Grundsätzlich ist die Aufgabe der Assistenz der Geschäftsführung, die obere Hierarchieebene im operativen Tagesgeschäft zu unterstützen.

Je nachdem, wen genau du mit deiner Arbeit unterstützt, kann der Beruf auch als Vorstandsassistent, Teamassistent oder Assistent des Geschäftsführers bezeichnet werden.

Wie wird man Assistenz der Geschäftsführung? Voraussetzungen und Fähigkeiten

Der Beruf als Assistenz der Geschäftsführung interessiert dich? Du bist dir aber noch nicht sicher, welche Ausbildung du dafür brauchst und was du können musst? Wir sagen es dir.

Ausbildung & Studium

Grundsätzlich gibt es keine direkte Berufsausbildung zur Assistenz der Geschäftsführung. Du hast somit die Möglichkeit aus nahezu jeder Position den Aufstieg zum persönlichen Referenten zu schaffen. Dadurch sind auch die Voraussetzungen, die ein Unternehmen an die Stelle der Assistenz knüpft, sehr unterschiedlich. Oft wird nur der Nachweis einer abgeschlossenen kaufmännischen Ausbildung mit bis zu 5 Jahren Berufserfahrung verlangt. Dieser Umstand ist vor allem für Quereinsteiger:innen von Vorteil, die aus anderen Branchen kommen. Oftmals werden aber auch Mitarbeitende des Unternehmens, die sich besonders bewährt haben, in diese Position berufen.

Voraussetzung für den Job sind in erster Linie Fachkenntnisse in dem jeweiligen Gebiet. Abhängig davon in welcher Branche du tätig werden willst, solltest du deinen Studiengang oder deine Ausbildung auswählen. Wenn du auf der Karriereleiter hoch hinaus möchtest, hast du mit einem Studium der Betriebswirtschaftslehre oder der Kommunikationswissenschaften überdurchschnittliche Chancen. Ist es beispielsweise dein Ziel im Tourismus Assistenz der Geschäftsführung zu werden, empfiehlt sich ein BWL-Tourismus Studium.

Weltweit agierende Konzerne legen manchmal auch Wert auf eine Promotion. Wenn du bedenkst, dass viele der heutigen Top-Manager ihre Karriere als Vorstandsassistenz begonnen haben, kannst du sicher auch verstehen, warum diese Position überaus begehrt ist.

Du kannst bereits jetzt Erfahrung als Assistent:in der Geschäftsführung sammeln – beispielsweise durch passende Werkstudentenjobs oder Praktika.

Qualifikationen & Fähigkeiten

Wenn du den beruflichen Schritt Richtung Assistenz der Geschäftsführung gehen möchtest, solltest du über verschiedene Sprachkenntnisse verfügen. Da du sowohl telefonisch als auch schriftlich viel kommunizieren wirst, sind sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift unabdingbar. Zusätzlich sind auch gute Englischkenntnisse meist Grundvoraussetzung. Je nach Tätigkeitsbereich des Unternehmens können weitere Sprachkenntnisse von Vorteil sein.

Als Assistent:in sitzt du unmittelbar an der Schaltzentrale des Unternehmens. Die Führungsebene muss sich in allen Belangen voll und ganz auf dich verlassen können. Diskretion, tadellose Umgangsformen sowie eine hohe Loyalität gegenüber der Geschäftsführung sind deshalb ein Muss. Auch solltest du ein gewisses Organisationstalent mitbringen, um die Aufgaben und Abläufe bestmöglich zu koordinieren.

Zusätzlich solltest du einige persönliche Kompetenzen, sogenannte Soft Skills für den Beruf mitbringen. Dazu gehören:

Welche Aufgaben hat die Assistenz der Geschäftsführung?

Als Assistenz der Geschäftsleitung übernimmst du koordinative Aufgaben, bist die erste Ansprechperson in betrieblichen Belangen und sorgst als unverzichtbare „rechte Hand“ für die notwendige Entlastung des Managements.

Welches Aufgabenspektrum die Assistenz der Geschäftsleitung übernehmen soll, hängt von den Erwartungen der Führungsebene sowie von der vorherrschenden Firmenkultur ab. Wenn du dich für ein Stellenangebot zur Assistenz der Geschäftsführung interessierst, wirst du schnell feststellen, dass die Anforderungen äußerst anspruchsvoll sind und es nur wenige Schnittstellen mit den täglichen Aufgaben von Sekretär:innen gibt. Das Tätigkeitsfeld umfasst:

  • Allgemeine Organisations- und Sekretariatsaufgaben
  • Vor- und Nachbereitung von Tagungen
  • Erstellung von Analysen
  • Erstellung von Entscheidungsvorlagen
  • Realisierung von Projekten
  • Unterstützung in strategischen Fragen
  • Aktive Begleitung von Entwicklungsprozessen
  • Organisation von Terminen und Reisen
  • Controlling von Projekten
  • Klärung von Personalfragen

Als Assistenz der Geschäftsleitung bist du auch eine gefragte Ansprechperson für die Mitarbeitenden des Unternehmens und fungierst als Vermittler:in. Weiterhin kümmerst du dich als kompetente Vertretung der Unternehmensführung um alle Belange des laufenden Geschäfts, stehst im engen Kontakt zu Geschäftspartner:innen und Kund:innen und vertrittst das Unternehmen nach außen.

Wie viel verdient die Assistenz der Geschäftsführung?

Das Gehalt für die Assistenz der Geschäftsführung ist stark von der Unternehmensgröße und der zu übernehmenden Verantwortung abhängig. Das Einstiegsgehalt liegt zwischen 27.000€ und 45.000€ brutto pro Jahr. Assistent:innen mit Berufserfahrung verdienen zwischen 39.000€ und 59.000€ pro Jahr. Im Senior-Bereich liegt das Gehalt zwischen 58.000€ und 85.000€ pro Jahr.

Das Einstiegsgehalt als Assistenz der Geschäftsführung ist immer abhängig von deiner Qualifikation, deinem Verantwortungsgrad, der Unternehmensgröße, der Branche und natürlich auch von dem Standort. So kann die Gehaltseinstufung in Stuttgart oder Frankfurt wesentlich höher ausfallen als zum Beispiel in Leipzig.

Karriere und Weiterbildung als Assistenz der Geschäftsführung

Die Assistenz der Geschäftsführung gibt es in nahezu jeder Branche. Dementsprechend kannst du, je nach deinen Interessen und Fachkenntnissen, in verschiedenen Branchen tätig werden. Auch wenn sich die administrativen Aufgaben von Branche zu Branche kaum unterscheiden, ist es aufgrund der unterschiedlichen Fachkenntnissen eher unwahrscheinlich, dass du im Laufe deiner Karriere die Branche wechselst. Vielmehr sollte sich dein Blick nach oben auf der Karriereleiter richten.

Die Position als Assistenz der Geschäftsführung bietet dir ein ideales Sprungbrett für eine leitende Tätigkeit. Wenn du deine Chance nutzt und dich für die Unternehmensführung unentbehrlich machst, wird diese wahrscheinlich ungern auf dich verzichten. Besonders nach einigen Jahren Berufserfahrung als Assistenz der Geschäftsleitung bist du mit den Aufgaben des Managements so sehr vertraut, dass du bei vakanten Stellen in der Geschäftsführung über äußerst gute Aufstiegschancen verfügst.

Weiterbildung ist in nahezu jedem Berufsfeld von großer Bedeutung – so auch als Assistenz der Geschäftsführung. Unabhängig von deiner Branche wirst du verschiedene Organisationsaufgaben und Projekte übernehmen. Es werden zudem stets neue Methoden und Tools entwickelt, mit denen du deinen Arbeitsalltag effizienter gestalten kannst. Um derartige Möglichkeiten zu nutzen, solltest du dich laufend weiterbilden.

Bewerbung als Assistenz der Geschäftsführung

Bei deiner Bewerbung als Assistent oder Assistentin der Geschäftsführung solltest du darauf achten, welche Bewerbungsart in der jeweiligen Branche üblich ist. Welche Arten von Bewerbungen es überhaupt gibt, findest du in unserem Beitrag 14 verschiedene Bewerbungsformen: Diese Vor- und Nachteile gibt es heraus.

Üblich ist bei einer Bewerbung als Assistenz der Geschäftsführung eine klassische Bewerbung zu wählen, um deine Professionalität und Seriosität hervorzuheben – die passende Vorlage für einen klassischen Lebenslauf findest du hier.

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Weitere Tipps für deine Bewerbung findest du hier:

Fazit

Du bist gerne die helfende Hand, bist gut darin Dinge zu organisieren und Analysen zu erstellen? Dann bist du womöglich die perfekte Assistenz der Geschäftsführung. Der Beruf ist besonders vielfältig, mit viel Verantwortung verbunden und bietet dir exzellente Aufstiegschancen. Je nach deinen Stärken und Interessen kannst du in einer Branche, die zu dir passt, tätig werden – denn die Geschäftsleitung kann fast immer einen Assistenten oder eine Assistentin gebrauchen.

Der Beruf spricht dich an und du könntest dir vorstellen als Assistenz der Geschäftsführung zu arbeiten? Dann bewirb dich schnell und einfach über Campusjäger by Workwise auf interessante Praktika, Werkstudentenjobs oder Berufseinstiege. Bei deiner Bewerbung über Campusjäger by Workwise benötigst du kein Anschreiben, sondern beantwortest dem Unternehmen lediglich einige Motivationsfragen.

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Veröffentlicht am 29.03.2017, aktualisiert am 06.12.2021

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