Office Administrator im Empfang und Office Management (m/w/d)
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Werde Teil unseres großartigen Teams als Office Administrator (m/w/d) an unserem Standort in Düsseldorf. Du hast Freude an interessanten Aufgaben im Bereich Empfang/Assistenz und Office Administration und arbeitest gerne proaktiv und selbstständig? Dann bist Du genau richtig bei uns.
Was erwartet Dich?
- Du betreust und repräsentierst den gesamten Konferenz- und Empfangsbereich, inklusive der Vorbereitung der Meetingräume und dem Empfang von Gästen
- Du nimmst Telefonate an und leitest sie weiter
- Du bearbeitest die Ein- und Ausgangspost
- Du unterstützt bei der Planung und Durchführung von internen Firmenevents sowie externen Marketingveranstaltungen und stellst einen reibungslosen Ablauf vor Ort sicher
- Du bestellst und stellst Büromaterialien bereit
- Du unterstützt beim Reisemanagement von der Anfrage über die Buchung bis hin zur Abrechnung
- Du verwaltest die Mobilfunkverträge und unterstützt die IT bei der Ausgabe von Laptops und iPhones
- Du steuerst und organisierst Termine mit Lieferanten, Handwerkern und Vertragsdienstleistern
- Du verwaltest die Zugangschips für die Büroräume
- Du übernimmst sonstige organisatorische Tätigkeiten
Berufsfelder
Back Office Manager (m/w/d)
Büro & Administration
Personaladministration
Human Resources
Support
Was bieten wir Dir?
- Wir lieben Teamwork und leben ein kollegiales Miteinander
- Eine internationale Zusammenarbeit mit großartigen Kolleg:innen aus der ganzen Welt
- Arbeiten im Dreischeibenhaus im Herzen Düsseldorfs
- Teamevents wie Weihnachtsfeier, Sommerfest und legendäre „Durstige Donnerstage“
- Getränke, Obstkorb und gesundes Frühstück
- Spannende internationale Mandate
- Weitere Benefits: Bikeleasing, Job-Ticket und einen Wellbeing Tag zusätzlich zum Jahresurlaub
- Persönliche Entwicklungs- und Weiterbildungsmöglichkeiten
Zusätzliche Urlaubstage
Fahrtkostenzuschuss
Elternzeit
Jobrad
Was solltest Du mitbringen?
- Du hast eine abgeschlossene Ausbildung als Kaufmann/-frau für Büromanagement (m/w/d), Fremdsprachenassistent/in (m/w/d) oder Hotelfachmann/-frau (m/w/d)
- Du bringst erste Erfahrung im Bereich Assistenz und/oder Office Managr:in mit
- Du hast sehr gute Deutschkenntnisse sowie gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
- Du arbeitest strukturiert, selbstständig und zuverlässig
- Du hast Spaß daran, mitzudenken, eigene Lösungen zu finden und Dich wiederkehrenden und neuen Aufgaben zu stellen
- Du arbeitest sicher mit den gängigen MS-Office-Anwendungen und hast Freude an der Arbeit
1 bis 2 Jahre Berufserfahrung erforderlich
Sprachen
Deutsch
Englisch
Kenntnisse und Fähigkeiten
Kommunikative Kompetenz
Projektmanagement
Kundenorientierung
Microsoft Word
Office Management
Optional
Reiseplanung
Microsoft Excel
Über Clyde & Co
Wir sind eine führende globale Anwaltskanzlei mit mehr als 2.500 juristischen Mitarbeiter:innen und Mitarbeitern, die an über 60 eigenen und assoziierten Standorten auf sechs Kontinenten tätig sind. Wir bieten ein umfassendes Angebot an juristischen Dienstleistungen und Beratung für Unternehmen, die im Zentrum des globalen Handels stehen. In Deutschland ist Clyde & Co in Düsseldorf (Insurance, Disputes), Hamburg (Marine, Disputes) und München (Insurance, Disputes) vertreten.
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Häufige Fragen
Wer oder was ist Campusjäger by Workwise?
Campusjäger gehört zu Workwise – einer Jobplattform, die dich über den gesamten Karriereweg unterstützt. Wir übernehmen das Recruiting für verschiedene Unternehmen und begleiten dich im gesamten Bewerbungsprozess. Über Campusjäger by Workwise findest du Jobs für Studierende und Absolvent:innen. Deine Bewerbungen verwaltest du in deinem Workwise-Profil. Erfahre hier mehr über den Zusammenhang von Workwise und Campusjäger.
Ist der Job, den ich sehe, überhaupt noch verfügbar?
Welche Dokumente benötige ich für meine Bewerbung?
Das hängt ganz vom Job ab, auf den du dich bewirbst. Häufig reicht es schon aus, wenn du deinen PDF Lebenslauf hochlädst bzw. dein Workwise-Profil vollständig ausfüllst.
Wie sieht der Bewerbungsprozess nach meiner Bewerbung aus?
2. Weiter geht es mit einem ersten Kennenlernen per Videokonferenz
3. Danach folgt ein persönliches Kennenlernen im Büro
Wo kann ich meine Dokumente hochladen?
Deine Bewerbungsunterlagen kannst du in deinem Workwise-Profil hochladen. Diese können nur von Unternehmen eingesehen werden, bei denen du dich bewirbst.
Wo finde ich weitere Informationen zum Unternehmen?
Im Unternehmensprofil von Clyde & Co findest du weitere Informationen.
Kann ich meine Bewerbung nachträglich bearbeiten?
Ja, das ist möglich. In deiner Bewerbungsübersicht kannst du deine Angaben einsehen und Änderungen vornehmen. Bist du bereits zu einem Vorstellungsgespräch eingeladen, ist die Bearbeitung nicht mehr möglich. Du kannst aber weiterhin in deinem Workwise-Profil allgemeine Informationen ergänzen und weitere Dokumente hochladen.
Wie werden mir Neuigkeiten zu meiner Bewerbung mitgeteilt?
In deiner Bewerbungsübersicht bei Workwise hast du jederzeit einen Überblick über den Bewerbungsverlauf. Zusätzlich senden wir dir E-Mails zu den wichtigsten Statusänderungen.
Kann ich mich auch auf mehrere Jobs gleichzeitig bewerben?
Die Anzahl deiner Bewerbungen ist nicht limitiert. Einen Überblick über deine Bewerbungen findest du bei Workwise.
Können andere Unternehmen sehen, wo ich mich noch beworben habe?
Kann ich den/die Ansprechpartner:in des Unternehmens direkt kontaktieren?
Eine persönliche Kontaktaufnahme ist über den Chat möglich, sobald du zu einem Vorstellungsgespräch eingeladen wurdest. Zuvor erhältst du alle wichtigen Statusänderungen per E-Mail. Bei Rückfragen kannst du dich an deine/n persönliche/n Candidate Manager:in von Workwise wenden.
Ich glaube, ich erfülle nicht alle Anforderungen. Kann ich mich trotzdem bewerben?
What do I have to consider if I am not from Germany?
Please make sure to provide all necessary documents within your Workwise profile. It should include an EU work-permit (if you have no EU citizenship) and a CV at least. Depending on the position you are applying to, you could also be asked for a certificate of enrollment, a transcript of records or a language certificate. We would also recommend to inform yourself thoroughly in advance about visa regulations. Therefore you can use the official visa navigator from the Federal Foreign Office.
What do I have to consider if German is not my mother tongue?
Please take into account the job’s language requirements and make sure the requirements match your skills. In the job search you can use the language filter to find jobs without German language requirements. It is also helpful to provide language certificates. This section in our help center may support you during the application process.
Unser Jobangebot Office Administrator im Empfang und Office Management (m/w/d) klingt vielversprechend? Dann freuen wir uns auf deine Bewerbung.
