Büro- und Projektassistenz im Dokumentenmanagement (m/w/d)
Festanstellung
Düsseldorf
Büro- und Projektassistenz im Dokumentenmanagement (m/w/d)
Was erwartet Sie?
- Sie führen Protokoll während der wöchentlichen Koordinierungsbesprechungen
- Sie bearbeiten und betreuen das Dokumentenmanagement-System Conclude, einschließlich der Rechnungsworkflows, und stimmen sich mit ThinkProject bei Anpassungen und Rechten ab. Zudem unterstützen Sie die Projektteams bei der Nutzung des Conclude-Systems
- Sie erledigen die Korrespondenz eigenständig und nach Vorlage oder Diktat
- Sie korrigieren, archivieren und aktualisieren Verträge und Protokolle der einzelnen Projektleitenden
- Sie pflegen Daten in unseren EDV-Systemen und Controlling-Tools und übernehmen die Ablage und Archivierung
- Sie verfolgen und managen Unterschriftsprozesse und prüfen Rechnungen für bürobezogene Leistungen sowie objektbezogene Rechnungen
- Sie überwachen Fristen und unterstützen das gesamte Team
- Sie vertreten die Büroassistenz und führen das Büro als zentrale Anlaufstelle, inklusive der Betreuung des Empfangs und der Telefonzentrale
- Sie koordinieren Termine der Teammitglieder, planen Reisen und wickeln die Ein- und Ausgangspost sowie Kuriersendungen ab
- Sie überwachen Termine für Konferenzräume, kümmern sich um die Gästebewirtung und stimmen sich laufend mit den Assistierenden ab, um gegenseitige Urlaubs- bzw. Krankheitsvertretung zu gewährleisten
Was bieten wir Ihnen?
- Erholungsurlaub: 28 Tage Jahresurlaub zur Förderung der Work-Life-Balance
- Traditionspflege: Zusätzliche 2 freie Tage für traditionelle Anlässe, um regionale Feiertage oder persönliche Traditionen zu zelebrieren
- Vermögensbildung: Angebote für vermögenswirksame Leistungen, um Ihre finanzielle Zukunft aktiv zu unterstützen
- Mobilitätskostenerstattung: Erstattung der Kosten für das Bahnticket für stressfreies und umweltfreundliches Pendeln
Was sollten Sie mitbringen?
- Sie haben eine erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung
- Sie verfügen über mindestens 3 Jahre Berufserfahrung in einer vergleichbaren Position, idealerweise mit Erfahrung im Baubüro
- Sie besitzen sehr gute Kenntnisse der deutschen Sprache und eine entsprechend gute Ausdrucksfähigkeit in Wort und Schrift
- Sie sind ein Organisationstalent mit einem hohen Maß an Vertrauenswürdigkeit und Diskretion
- Sie haben Teamgeist und arbeiten selbstständig, engagiert, strukturiert und verantwortungsbewusst
- Sie sind kommunikationsstark und treten sicher und zuvorkommend auf
- Sie sind sicher im Umgang mit den MS Office-Anwendungen
Mindestens 3 Jahre Berufserfahrung erforderlich
Sprachen
Deutsch
Kenntnisse und Fähigkeiten
Microsoft Office
Dokumentenmanagement
Büroorganisation
Über CENTRUM Development GmbH
Erleben Sie die Welt der Immobilienentwicklung, in der wir die Zukunft durch markante Bauprojekte gestalten. In einem herausfordernden und zugleich inspirierenden Umfeld haben Sie die Möglichkeit, die Entwicklung einzigartiger Gebäude in dynamischen Stadtzentren mitzuprägen. Werden Sie Teil eines Teams, das nicht nur Immobilien errichtet, sondern urbane Lebensräume formt. Ihr Engagement kann die Stadtlandschaften von morgen verändern.
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Häufige Fragen
Wer oder was ist Campusjäger by Workwise?
Campusjäger gehört zu Workwise – einer Jobplattform, die dich über den gesamten Karriereweg unterstützt. Wir übernehmen das Recruiting für verschiedene Unternehmen und begleiten dich im gesamten Bewerbungsprozess. Über Campusjäger by Workwise findest du Jobs für Studierende und Absolvent:innen. Deine Bewerbungen verwaltest du in deinem Workwise-Profil. Erfahre hier mehr über den Zusammenhang von Workwise und Campusjäger.
Ist der Job, den ich sehe, überhaupt noch verfügbar?
Welche Dokumente benötige ich für meine Bewerbung?
Das hängt ganz vom Job ab, auf den du dich bewirbst. Häufig reicht es schon aus, wenn du deinen PDF Lebenslauf hochlädst bzw. dein Workwise-Profil vollständig ausfüllst.
Wo kann ich meine Dokumente hochladen?
Deine Bewerbungsunterlagen kannst du in deinem Workwise-Profil hochladen. Diese können nur von Unternehmen eingesehen werden, bei denen du dich bewirbst.
Wo finde ich weitere Informationen zum Unternehmen?
Im Unternehmensprofil von CENTRUM Development GmbH findest du weitere Informationen.
Kann ich meine Bewerbung nachträglich bearbeiten?
Ja, das ist möglich. In deiner Bewerbungsübersicht kannst du deine Angaben einsehen und Änderungen vornehmen. Bist du bereits zu einem Vorstellungsgespräch eingeladen, ist die Bearbeitung nicht mehr möglich. Du kannst aber weiterhin in deinem Workwise-Profil allgemeine Informationen ergänzen und weitere Dokumente hochladen.
Wie werden mir Neuigkeiten zu meiner Bewerbung mitgeteilt?
In deiner Bewerbungsübersicht bei Workwise hast du jederzeit einen Überblick über den Bewerbungsverlauf. Zusätzlich senden wir dir E-Mails zu den wichtigsten Statusänderungen.
Kann ich mich auch auf mehrere Jobs gleichzeitig bewerben?
Die Anzahl deiner Bewerbungen ist nicht limitiert. Einen Überblick über deine Bewerbungen findest du bei Workwise.
Können andere Unternehmen sehen, wo ich mich noch beworben habe?
Kann ich den/die Ansprechpartner:in des Unternehmens direkt kontaktieren?
Eine persönliche Kontaktaufnahme ist über den Chat möglich, sobald du zu einem Vorstellungsgespräch eingeladen wurdest. Zuvor erhältst du alle wichtigen Statusänderungen per E-Mail. Bei Rückfragen kannst du dich an deine/n persönliche/n Candidate Manager:in von Workwise wenden.
Ich glaube, ich erfülle nicht alle Anforderungen. Kann ich mich trotzdem bewerben?
What do I have to consider if I am not from Germany?
Please make sure to provide all necessary documents within your Workwise profile. It should include an EU work-permit (if you have no EU citizenship) and a CV at least. Depending on the position you are applying to, you could also be asked for a certificate of enrollment, a transcript of records or a language certificate. We would also recommend to inform yourself thoroughly in advance about visa regulations. Therefore you can use the official visa navigator from the Federal Foreign Office.
What do I have to consider if German is not my mother tongue?
Please take into account the job’s language requirements and make sure the requirements match your skills. In the job search you can use the language filter to find jobs without German language requirements. It is also helpful to provide language certificates. This section in our help center may support you during the application process.
Unser Jobangebot Büro- und Projektassistenz im Dokumentenmanagement (m/w/d) klingt vielversprechend? Dann freuen wir uns auf deine Bewerbung.
