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Kommunikationsfähigkeit

Kay KochMai 2020

Eines der beliebtesten Soft Skills, die von Personalern in Stellenauschreibungen gefordert werden: die Kommunikationsfähigkeit.

Nach Watzlawick, einem österreichisch-amerikanischen Kommunikationswissenschaftler, heißt es: "Man kann nicht nicht kommunizieren!" Daraus ergibt sich für jedes soziale Wesen die Notwendigkeit, kommunikationsfähig zu sein. Was aber umfasst Kommunikationsfähigkeit?

Inhalt

Was ist Kommunikationsfähigkeit: Definition

Kommunikationsfähigkeit ist die Bereitschaft mit anderen in Kommunikation zu treten. Dabei geht es nicht nur darum, seinem Gegenüber die richtige Botschaft zu vermitteln und eine klare Formulierung zu finden, sondern auch zuzuhören und auf Gesagtes zu reagieren.

Kommunikationsfähigkeit besteht somit aus:

  • Der klaren Formulierung von Aussagen
  • Dem Zuhören und Interpretieren
  • Dem Feedback geben und angemessenen Antworten

Kommunikationsstärke wird häufig als Synonym für Kommunikationsfähigkeit verwendet. Der Begriff an sich ist nicht im Duden zu finden, hat sich dennoch im Sprachgebrauch durchgesetzt.

Um als kommunikationsstark wahrgenommen zu werden, musst du aber nicht besonders viel Reden, sondern Gespräche ruhig und besonnen führen.

Weiterhin kann Kommunikationsfähigkeit in verbale und non-verbale Kommunikation eingeteilt werden.

Die verbale Kommunikation betrifft alle gesagten Worte und deren para-verbale Eigenschaften wie den “Ton”, dessen Stimmeigenschaften und dem Sprechverhalten, mit dem gesprochen wird.

Die non-verbale Kommunikation setzt sich unter anderem aus Mimik und Gestik zusammen. Auch das persönliche Erscheinungsbild ist Teil der nonverbalen Kommunikation: Kleidung, Frisur, Tätowierungen, Piercings und Haltung.

Allein deine Art, einem Mitmenschen zu begegnen, ist bereits Kommunikation. Worauf lohnt es sich zu achten, um nicht missverstanden zu werden?

Tipps: Wie kommuniziere ich richtig?

Das ist leicht gesagt: Gute Kommunikation vermeidet Missverständnisse. In der Umsetzung ist das nicht immer so einfach. Jeder Mensch bringt seine individuelle Persönlichkeit mit und kommuniziert aus dieser heraus.

Während der eine eher schüchtern und zurückhaltend ist, prescht der andere schneller voran.

Authentizität

Richtige Kommunikation sollte authentisch sein, also zu deiner Persönlichkeit passen. Dein Gegenüber wird es merken, wenn du dich allzu sehr verstellst. Das kann dich im Gespräch mit Mitarbeitern und Kunden Vertrauenspunkte kosten.

Ein wenig anpassen kannst du dich dennoch: Umgangssprache, die du im Freundeskreis benutzt, solltest du in einer Unterhaltung mit dem Vorgesetzten vermeiden.

Und auch deine Kommunikationsfähigkeit kannst du trainieren.

Artikulation und konkrete Formulierungen

Achte bei deiner Sprache auf deutliche Artikulation (sollte aber nicht gestellt wirken!) und versuche, dich möglichst kurz zu fassen und dabei konkret dein Anliegen zu formulieren.

Typische Beispiele für schlechte Artikulation sind Verzögerungslaute wie “ähm”, “äh” oder “hmm”. Auch Füllwörter wie “irgendwie", "halt" oder “vielleicht" solltest du im Sprachgebrauch vermeiden.

Sprachniveau anpassen

Jetzt sind wir bereits beim Thema Sprache:

Die richtige Wortwahl entscheidet über gute Kommunikation. Befindest du dich in einer Unterhaltung mit Fachleuten und Experten, solltest du eine angepasste Sprache verwenden. Wenn du etwas nicht verstehst, kannst du jederzeit nachfragen.

Im Gespräch mit Laien solltest du Fachwörter möglichst meiden oder erklären und dich so einfach wie möglich ausdrücken.

Aufmerksamkeit zeigen

Wenn du zuhörst, signalisiere deinem Gegenüber deine aktive Aufmerksamkeit, beispielsweise durch Nicken, Blickkontakt und Nachfragen. Versuche dabei aber, den Redner nicht zu unterbrechen.

Um sicherzugehen, dass du alles richtig verstanden hast, kannst du das Gesagte kurz in deinen eigenen Worten zusammenfassen, bevor du auf den Inhalt eingehst.

Kleidung

Achte weiterhin auf angemessene Kleidung. Wenn du unsicher bist, was du tragen sollst, orientiere dich an anderen Mitarbeitern. Im Zweifel ein wenig besser gekleidet zu sein als der Durchschnitt, ist nie verkehrt und du fällst nicht negativ auf.

Hier helfen wir dir das richtige Outfit zum Vorstellungsgespräch auszuwählen.

Bewerbung: Mit Kommunikationsfähigkeit überzeugen

Soft Skills werden in Bewerbungen immer wichtiger und entscheiden, nach Prüfung der Hard Skills und fachlichen Fähigkeiten, letztendlich über Einstellung oder Absage.

Bevor du in einer Bewerbung von deinen Stärken und Soft Skills berichtest, solltest du dich besser mit dem Thema auseinandersetzen:

  1. Beginne mit einer Selbstanalyse: Welche Stärken und positiven Eigenschaften zeichnen dich aus? Worin würden dich deine Freunde und Kollegen loben und welche bisherigen Erfolge lassen sich durch deine Eigenschaften begründen?
  2. Gleiche deine Eigenschaften mit der Stellenanzeige ab und finde heraus, welches sind relevante Eigenschaften für die Position, für die du dich bewirbst? (Anforderungen, Branche und Tätigkeit)
  3. Erwähne nur relevante Fähigkeiten und Eigenschaften in deiner Bewerbung.

Auch wenn du überzeugt bist, dass du besonders kommunikationsfähig und -stark bist, weißt du noch nicht, wie du davon in einer Bewerbung überzeugen kannst?

Die beste Methode, wie du deine Kommunikationsfähigkeit in der Bewerbung zeigen kannst, ist es sie zu belegen: Hast du bereits in kommunikativen Jobs gearbeitet oder ein Praktikum gemacht?

Die folgenden Aktivitäten zeugen von deiner kommunikativen Seite:

  • Hobbys und Ehrenämter
  • Position als Schulsprecher
  • Teilnahme bei AStA
  • Engagement in Jugendgruppen zum Beispiel als Gruppenleitung
  • Vorstand in einem Verein

Neben diesen Tätigkeiten kannst du Eigeninitiative und Selbstbewusstsein zeigen, indem du dich vor dem Versenden deiner Bewerbung beim Unternehmen meldest. Du kannst dich nach der Stelle erkundigen und deine Unterlagen ankündigen.

So hinterlässt du direkt einen ersten Eindruck und kannst auf der anderen Seite abschätzen, ob sich eine Bewerbung lohnt.

Dem Lebenslauf kannst du außerdem passende Zertifikate zu Schulungen beilegen, die deine Kommunikationsfähigkeit bescheinigen.

Anschreiben formulieren

In deinem Anschreiben kannst du von deiner Kommunikationsstärke berichten. Allerdings ist dies nur mit einer passenden Begründung – wie den oben erwähnten Tätigkeiten – wirkungsvoll.

Formulierungsbeispiele für deine kommunikativen Tätigkeiten:

  • "Neben meinen regulären Tätigkeiten im Produktmanagement habe ich mich besonders im internen Weiterbildungsprogramm engagiert und leitete Workshops zu den Themen Design Thinking, Marktforschung und Analyse."
  • "Zu meine Aufgaben als Vorstand des Tennisvereins Stadt e.V. gehörte die Organisation und Planung der jährlichen Weihnachtsfeier, bei der ich auch die Kontaktaufnahme und Koordination der Sponsoren übernahm."
  • "Meine Kommunikationsfähigkeit konnte ich bei einem Auslandssemester weiterentwickeln. Vor allem die Zusammenarbeit und Ausarbeitung der Strategie bei Fallstudien im Kurs “Verhandlungen in der Wirtschaft” hat mir gezeigt, dass ich in einem kommunikativen Umfeld arbeiten möchte."

Verwende Schlüsselbegriffe, die zum Thema Kommunikationsfähigkeit passen: Kontakte anbahnen, Kontakte pflegen, interdisziplinäre Projekte oder Projekte initiieren.

Auch bestimmte Verben vermitteln kommunikative Fähigkeiten, wie zum Beispiel moderieren, leiten, beraten, betreuen, schulen, trainieren, zusammenarbeiten, vortragen, verhandeln oder auch beeinflussen und instruieren.

Egal wie du es formulierst, du solltest dabei ehrlich sein. Die eigentliche Überprüfung deiner sozialen Kompetenz findet im Vorstellungsgespräch statt. Deshalb tust du dir keinen gefallen, wenn du etwas behauptest, das nicht stimmt.

Im Vorstellungsgespräch überzeugen

Grundsätzlich gilt auch hier: Authentisch bleiben.

Kommunikationsfähigkeit und -stärke bedeuten auch nicht, dass du versuchst, den Redeanteil der Gesprächsteilnehmer unter allen Umständen zu überbieten.

Bleib locker und halte Blickkontakt im Gespräch. Höre gut zu – so kannst du auf Fragen eingehen und ein sinnvolles Gespräch aufbauen.

Die folgenden Fragen können vom Personaler kommen, um deine Kommunikationsfähigkeit zu testen:

  • Bevorzugst du es über E-Mail, Telefon oder persönlich Themen zu besprechen? Warum?
  • Gibt es Tools, die du bereits in anderen Unternehmen zur Kommunikations verwendet hast und welche Erfahrungen hast du damit gemacht?
  • Wie würdest du mit einer Konfliktsituation in deinem Team umgehen?
  • Wie würdest du dich verhalten, wenn du eine Aufgabenstellung deines Vorgesetzten nicht richtig verstanden hast oder unklare Informationen vorliegen?
  • Wenn du einem Kunden Ergebnisse liefern müsstest – zum Beispiel einen Quartalsbericht oder das letzte Social Media-Reporting – wie würdest du das machen?
  • Wie würdest du auf eine Rabattanfrage eines Kundens reagieren, der bereits den Preisen zugestimmt hatte?
  • Erzähle uns von einer Situation in der du schlechte Nachrichten übermitteln musstest. Wie bist du damit umgegangen?
  • Stelle dich in 3 Sätzen kurz vor.

Nicht nur im Bewerbungsgespräch kannst du bei solchen Fragen kommunikativ überzeugen: Assessment Center sind auch eine typisches Umfeld, in der du auf deine Kommunikationsfähigkeit getestet wirst.

Klassische Aufgaben beinhalten Rollenspiele, Kurzpräsentationen zu einem bestimmten Thema oder die gemeinschaftliche Bearbeitung einer Fallstudie mit anderen Bewerbern.

In einem Assessment Center soll geprüft werden, wer die geforderten Fähigkeiten und Qualifikationen für den Job mitbringt. Hier findest du unsere Tipps fürs Assessment Center.

Kommunikationsfähigkeit trainieren und verbessern

Du bist ein Kommunikationsprofi? Top.

Aber auch wenn du manchmal noch Probleme mit einzelnen Situationen hast oder dich einfach nur verbessern willst, hilft es zu üben. Kommunikationsfähigkeit lässt sich lernen.

Tipps zum Kommunikations-Training:

  • Lerne neue Begriffe und finde Synonyme für deinen eigenen Wortschatz, um eine abwechslungsreichere Sprache zu entwickeln.
  • Werde dir deiner eigenen Sprache und deines Auftritts bewusst. Übe vor dem Spiegel.
  • Zuhören: Die Qualität im Dialog hängt wesentlich davon ab, wie gut die Gesprächspartner einander zuhören. Hast du gut zugehört und die richtigen Fragen gestellt, kannst du auch mit einem geringen Redeanteil und einer ruhigen, zurückhaltenden Art punkten. Denn das macht Kommunikationsfähigkeit aus.
  • Halte Präsentationen und Vorträge im Job oder an der Uni und versuche sie nicht zu vermeiden. Indem du dich bei deinen Kollegen und Professoren nach Feedback zu deiner Präsentation erkundigst, entdeckst du Verbesserungspotenzial, dass dir selbst nicht aufgefallen wäre.
  • Setze dir kleine und erreichbare Ziele: Nimmst du dir zum Beispiel vor in den nächsten vier Wochen, deine Meinung stärker zu vertreten, kannst du nach Ablauf der Zeit überprüfen, wie es geklappt hat und was du noch besser machen kannst.

Möchtest du deine Kommunikationsfähigkeit verbessern helfen außerdem Seminare, Schulungen, Online-Kurse oder Bücher. Du kannst dich bei deiner Universität oder Hochschule erkundigen, ob sie Rhetorik-Kurse anbieten.

Bist du derzeit noch im Studium? An vielen Universitäten und Hochschulen werden Kurse zu Soft Skills angeboten. Manchmal sind sogenannte Schlüsselqualifikationen sogar zur Erlangung des Abschlusses vorgeschrieben.

Erkundige dich am besten auf der Webseite deiner Einrichtung oder frage im Studienbüro nach.

Auch im Unternehmen kannst du dich nach Weiterbildungsangeboten der Firma erkundigen oder zum Beispiel bei der Personalabteilung nachfragen, ob Coaching angeboten werden kann.

Zuletzt lohnt es sich auch mal online nach Kursen, Videos und Angeboten zu suchen.

Im TED Talk von Wladislaw Jachtchenko erfährst du beispielsweise etwas über die 10 Stufen des Zuhörens. Der Rhetorik-Experte und Speaker unterscheidet dabei die zwei Bereiche des antwortsüchtigen und des verstehenden Zuhörens:

Und fallen dir auch direkt Situationen auf, in denen du besser zuhören könntest?

Eine letzte Empfehlung wollen wir hier noch loswerden: der Podcast “Rhetorik, die im Kopf bleibt” von Birgit Schürmann. Neben True-Crime-Podcasts, humoristischer Gesellschaftskritik und Lifestyle-Influencern, hat sich die Schauspielerin, Trainerin und Rednerin einen Platz in der Podcast-Szene erspielt.

Tipps zu Präsentationen, Storytelling und Körpersprache findet ihr im Rhetorik-Podcast von Birgit Schürmann.

Kommunikationsfähigkeit im Beruf

Welchen Nutzen bringt mir eine gute Kommunikationsfähigkeit im Job?

Wertschätzende und zielorientierte Kommunikation ist das A und O in jedem Unternehmen. Für dich wird es einfacher, Aufträge zur vollen Zufriedenheit zu erfüllen, wenn die Anweisungen konkret formuliert werden.

Aber auch dein Vorgesetzter ist nur ein Mensch, darum solltest du bei Unklarheiten unbedingt nachfragen.

Im Kundengespräch wirst du überzeugender sein, wenn du dich klar auf dem Niveau deines Gegenübers ausdrücken kannst. Unterstützend kannst du über Mimik und Gestik ein Vertrauensverhältnis und eine Kundenbindung aufbauen. Einen guten Eindruck macht es, wenn du den Kunden mit Namen ansprechen kannst. Stelle dich darum höflich vor und merke dir den Namen deines Gegenübers.

Freundlichkeit in der Kommunikation sorgt für ein besseres Arbeitsklima. Wenn du dich mit deinen Kollegen gut verstehst, hast du grundsätzlich mehr Spaß an deiner Arbeit, als wenn durch fehlgeleitete Kommunikation Missverständnisse und Missgunst auftreten.

Wer häufig Vorträge halten oder Kundengespräche führen muss, profitiert von Kommunikations-Kursen. Dort werden Kommunikationsmodelle vorgestellt und ihre Bedeutung für die Praxis erläutert. Unter Anleitung eines Trainers werden Gesprächstaktiken erprobt.

In einigen Branchen ist eine besonders hohe Kommunikationsfähigkeit gefragt, da dort beispielsweise ein engerer Kontakt mit dem Kunden erforderlich ist.

Jobs, in denen Kommunikationsfähigkeit besonders gefragt ist:

Die steigende Wertschätzung von Soft Skills im Arbeitsalltag führt zu einer menschlicheren Arbeitswelt. Das Arbeitsklima verbessert sich in Unternehmen proportional mit der verbesserten sozialen Kompetenz der Mitarbeiter.

Kommunikations- und Teamfähigkeit stehen auf der Liste der Anforderungen bei Personalern oft sehr weit oben. Je nach Job kann es aber auch spezifische Anforderungen geben. Es lohnt sich also, dass du dich mit den relevanten Soft Skills deines Berufsfeld auseinandersetzt.

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