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Empfehlungsschreiben: Darauf musst du achten

Du stehst vor einer Bewerbung und willst diese durch eine Referenz aufwerten beziehungsweise es wird explizit ein Empfehlungsschreiben von dir verlangt? Jetzt machst du dir natürlich Gedanken, da es viele Infos zu beachten gibt. Aber keine Sorge. Wir geben dir alle wichtigen Tipps und Informationen, die du brauchst. 

Empfehlungsschreiben: Definition und Allgemeines

In Amerika und England ist der “Letter of Recommendation” schon gang und gäbe: viele Personaler möchten Referenzen zur Bewerbung sehen beziehungsweise schätzen diese sehr positiv ein. Arbeitszeugnisse werden meist unter strengen Auflagen geschrieben, weshalb Empfehlungsschreiben immer beliebter werden. Für diese gibt es keine Vorschriften und deshalb können sie auch persönlicher und authentischer verfasst werden.   

Gerade für Berufseinsteiger, die noch nicht viel praktische Erfahrung mit sich bringen, kann es ein großer Vorteil sein, durch ein solches Empfehlungsschreiben (beispielsweise von einem Praktikum) ihre Bewerbung aufzuwerten. Aber auch bei sonstigen gewünschten Beförderungen oder externen und internen Bewerbungen wirkt ein Empfehlungsschreiben sehr positiv. Freiberufler zum Beispiel haben keinen Anspruch auf ein Arbeitszeugnis, daher ist ein Empfehlungsschreiben (das bei Freiberuflern aber Referenzschreiben genannt wird) besonders wichtig.  

3 generelle Tipps für das Empfehlungsschreiben: 

• nicht länger als eine DIN-A4-Seite (allerdings auch nicht unbedingt kürzer, da es sonst so wirkt, als hätte der Verfasser nicht genügend Positives über dich zu erzählen)

• füge bis zu 3 Referenzen/Empfehlungsschreiben an deine Bewerbung an, aber nicht mehr

• Firmenpapier wirkt glaubwürdiger und offizieller als normales Papier

Unterschiede zwischen Empfehlungsschreiben und Referenzschreiben

Empfehlungs- und Referenzschreiben haben die gleiche Absicht: Den Bewerber gut dastehen zu lassen. Allerdings gibt es den grundlegenden Unterschied, dass Empfehlungsschreiben an einen bestimmten Empfänger gerichtet werden und Referenzschreiben eher allgemein gehalten sind. Der Aufbau beziehungsweise die Struktur der beiden Formen ist allerdings ansonsten weitestgehend gleich.    

Wann solltest du das Empfehlungsschreiben in deine Bewerbung mit einfügen?

Ein Empfehlungsschreiben ist ein Schreiben, in dem der jeweilige Verfasser bestimmte Fähigkeiten oder Kompetenzen von dir lobt und dich somit empfiehlt. Das kann dann Vertrauen bei dem neuen Personaler erzeugen, denn schließlich ist es immer gut eine Meinung von jemandem zu hören, der schon mit dir zusammengearbeitet hat. 

Allerdings solltest du so ein Empfehlungsschreiben erst zu deiner Bewerbung anfügen, wenn klar wird, dass die genannten Fähigkeiten zu der jeweiligen Jobausschreibung passen oder es beispielsweise um soziale Kompetenzen geht, die für jeden Job hilfreich sind. Ansonsten kostet es den Personaler nur unnötig Zeit, das Empfehlungsschreiben durchzulesen.

Auch wenn zwischen den Zeilen klar wird, dass der Verfasser das Empfehlungsschreiben nur aufgrund deiner Bitte geschrieben hat, lässt du es lieber weg. Das heißt: Wenn der Text nicht authentisch wirkt oder so, als hätte der Autor verzweifelt nach positiven Aspekten deiner Arbeit gesucht, ist es für dich vorteilhafter das Empfehlungsschreiben nicht anzufügen. 

Arten von Empfehlungsschreiben

Es gibt Empfehlungsschreiben für verschiedene Arten von Bewerbungen. Hier die unterschiedlichen Beispiele:

Empfehlungsschreiben für Studenten

Wenn du dich beispielsweise für einen Master bewerben möchtest, dann kannst du einen alten Professor um ein Empfehlungsschreiben bitten, denn es könnte deine Chancen für die Aufnahme erhöhen. 

Empfehlungsschreiben für Stipendien

Auch bei der Bewerbung um ein Stipendium sind Empfehlungsschreiben von absolvierten Praktika, Professoren oder Trainees sehr gerne gesehen und können dir helfen, dich gegen Konkurrenten durchzusetzen. Es soll betont werden, wieso genau du das Stipendium erhalten solltest.  

Empfehlungsschreiben für Beförderungen oder Führungspositionen

Exit-Zeichen Grün

Da diese Jobs meist hart umkämpft sind, ist es sehr hilfreich, sich mit einem Empfehlungsschreiben von anderen Bewerbern abheben zu können.

Somit kann beispielsweise ein alter Arbeitgeber oder ein Vorgesetzter deiner bisherigen Abteilung deine Qualifikationen und dein Potential im Bereich Management und Führung bestätigen. 

Bewerbungsschreiben für Freiberufler

Als Freiberufler hast du keinen Anspruch auf ein Arbeitszeugnis, daher ist ein Empfehlungsschreiben von besonders großer Bedeutung. Es heißt hier aber Referenzschreiben. 

Empfehlungsschreiben für Berufseinsteiger

Dadurch, dass Berufseinsteiger für gewöhnlich noch keine Arbeitszeugnisse oder Ähnliches besitzen, ist ein Empfehlungsschreiben beispielsweise von Praktika oder Werkstudentenstellen besonders hilfreich. 

Empfehlungsschreiben – wen fragen?

Die richtige Person finden

Der Verfasser des Empfehlungsschreibens sollte gut gewählt sein. Im Prinzip könnte auch ein Kollege oder Verwandter das Empfehlungsschreiben erstellen, aber das wirkt eher erzwungen und hätte nicht den gleichen Effekt. Allerdings muss auch nicht der oberste Chef den Brief schreiben. Wenn dieser dich beispielsweise nicht gut kennt, ist es sinnvoller, wenn dein direkter Vorgesetzter dieses Schreiben verfasst.  

Bei Empfehlungsschreiben für den Berufseinstieg bietet es sich sehr gut an, den Vorgesetzten eines vergangenen Praktikums oder Traineeships zu fragen.

Bei einem Jobwechsel ist Vorsicht geboten. Wenn du deinen direkten Vorgesetzten fragst, könnte er ahnen, dass du den Job wechseln möchtest. Deshalb empfiehlt es sich in dieser Situation eher, einen alten Chef um das Empfehlungsschreiben zu bitten. Generell gilt: Immer wenn dein Chef oder Vorgesetzter die Firma verlässt oder wechselt, kannst du nach einer Referenz fragen und es dir somit bescheinigen lassen, falls er mit deiner Arbeit zufrieden war. 

Wenn du als Student ein Empfehlungsschreiben zum Beispiel für einen Masterstudiengang oder ein Stipendium brauchst, ist es am sinnvollsten, einen Professor zu fragen, der dich gut kennt. Schließlich geht es um konkrete Dinge, die er an dir loben soll. Beispielsweise bietet es sich sehr gut an, einen Professor zu fragen, bei dem du als studentische Hilfskraft gearbeitet hast oder der dich in einer längeren Seminar- bzw Abschlussarbeit betreut hat. 

Als Freiberufler solltest du einen Geschäftspartner, Kunden oder Projektpartner fragen. Jemanden, der deine Arbeit intensiv miterlebt hat und aufgrund dessen deine Qualifikationen benennen und ausführen kann. 

Es ist in allen Fällen sehr wichtig, dass die Person die du fragst intensiv genug mit dir zusammengearbeitet hat, und zum Beispiel auch telefonische Rückfragen von dem neuen Personaler beantworten könnte. Auch sollten seine oder ihre Qualifikationen und Kompetenzen in dem jeweiligen Bereich sehr gut ausgeprägt sein, damit die lobenden Worte glaubwürdig rüberkommen. Wenn der Verfasser zum Beispiel keine Ahnung von Content Marketing hat, wirkt es unglaubwürdig, wenn er deine Fähigkeiten in diesem Bereich lobt. 

Darüber hinaus solltest du dem Verfasser unbedingt genug Zeit für die Anfertigung des Schreibens geben. Im Voraus fragen und nicht kurzfristig, ist also essentiell. Ansonsten kann es gut sein, dass dein Gegenüber sich keine Mühe geben wird oder die Bitte ganz ablehnt. Außerdem ist es wichtig, den Verfasser grundlegend über das Empfehlungsschreiben aufzuklären, denn einigen ist der Begriff Empfehlungsschreiben noch unbekannt. Also einfach kurz erklären, um was es sich handelt.

Tipps für das Fragen

  1. Wenn möglich persönlich fragen
  2. Geeigneten Zeitpunkt wählen
  3. Dem Verfasser genügend Zeit zum Schreiben geben
  4. Schon in der Anfrage grob erläutern, wieso du den Job oder das Stipendium/den Masterstudiengang unbedingt haben möchtest. Dadurch kannst du auch schonmal ein grobes Gerüst der Punkte aufbauen, die der Verfasser in das Empfehlungsschreiben mit einbringen kann.
  5. Stelle sicher, dass du gute Leistungen erbracht hast, bevor du fragst (am besten noch nicht zu lange her).
  6. Definiere klar und genau, was du brauchst und wofür du es brauchst (z.B. ob es um fachliche oder persönliche Kompetenzen geht)
  7. Stelle sicher, dass du über die formalen Kriterien und Vorgaben des Empfehlungsschreibens genau Bescheid weißt . Somit kannst du das dem Verfasser klar kommunizieren und musst nicht nachträglich mit verspäteten Wünschen ankommen.
  8. Gib dem Verfasser schon im Voraus alle wichtigen Unterlagen wie Lebenslauf oder Zeugnisse, wenn dies benötigt wird.

Tipps für Freiberufler

1. Gehe auf die Kunden zu. Häufig wissen diese nicht, dass es die Möglichkeit eines Empfehlungsschreibens gibt, deshalb solltest du von dir aus die Initiative ergreifen und fragen. Auch ist es immer gut, nachzufragen ob die Kunden oder Projektleiter zufrieden mit deiner Leistung waren, denn oft wird Lob vergessen auszusprechen und ein potenzielles Empfehlungsschreiben würde dir somit durch die Lappen gehen.  

2. Frage nach einem schriftlichen Einverständnis: Stelle somit sicher, dass der Andere mit der Nennung seines Namens sowie seines Lobes einverstanden ist und dass dies auch schriftlich bestätigt wird. 

3. Halte die Zufriedenheit des Kunden fest: Du kannst dir auch selbst Zitate oder Lobe von Kunden aufschreiben, und anschließend fragen ob sie einverstanden sind, wenn du dieses Zitat zum Beispiel auf deiner Website veröffentlichst. 

Aufbau eines Empfehlungsschreibens 

Anders als ein Arbeitszeugnis, wird das Empfehlungsschreiben in der Ich-Form geschrieben. Generell gibt es keine Vorgaben hinsichtlich Formalität oder Ähnlichem. Für gewöhnlich wird es auf Firmenpapier gedruckt. Das Empfehlungsschreiben folgt in der Bewerbung nach dem Lebenslauf, das heißt auch vor anderen Zeugnissen. 

Der Betreff wird normalerweise einfach und prägnant “Empfehlungsschreiben für…(Name des Bewerbers)” genannt. Anschließend stellt sich der Verfasser für gewöhnlich im ersten Absatz kurz vor und erklärt die Hintergründe eurer Beziehung zueinander. 

Im zweiten Absatz folgen dann Informationen wie die Dauer der Zusammenarbeit. Auch wieso das Empfehlungsschreiben verfasst wird (zum Beispiel Ende des Praktikums) sollte erläutert werden. Besondere Qualifikationen, Erfolge oder positive Eigenschaften/Fähigkeiten werden ebenfalls an dieser Stelle genannt. 

Einen sehr guten Eindruck macht es meist, wenn diese Fähigkeiten mit Beispielen belegt werden. Wenn möglich, sollte der Verfasser außerdem seine Nummer oder E-Mail für eventuelle Rückfragen angeben.

Es wirkt authentisch, wenn das Schreiben persönlich und emotional geschrieben wird. Übertriebene Floskeln oder unecht klingendes Lob sollten unbedingt vermieden werden, da dies sonst den Eindruck vermittelt, dass das Schreiben nur als Gefallen für dich erstellt wurde. 

Es geht in dem Empfehlungsschreiben um persönliche Kompetenzen wie Soft Skills oder auch um fachliche Kompetenzen. Stärken werden hervorgehoben, die für die gewünschte Stelle wichtig sind. Es sollte also nicht nur eine bloße Beschreibung der Aufgaben sein, die du gemacht hast. 

Zum Schluss kommt dann normalerweise die Unterschrift des Verfassers und das Datum.  

Bewerben leicht gemacht

Wenn es bei dieser Bewerbung nicht geklappt hat oder du einfach kein gutes Empfehlungsschreiben bekommst, mach dir keine Sorgen.

Mithilfe von Campusjäger geht die Bewerbung für den nächsten Job ganz einfach und schnell. Du kannst dir aufwändige Bewerbungsanschreiben sparen und brauchst auch kein Empfehlungsschreiben, um erfolgreich an deinen Traumjob zu gelangen. Du musst dich einfach nur kostenlos registrieren, in 5 Minuten dein Profil ausfüllen, gewünscht Anlagen hochladen und schon kann es losgehen. 

Wir suchen dir passende Stellen zu deinem Profil aus und schlagen dir diese vor. Wenn dir dann davon etwas gut gefällt, musst du deine Motivation nur noch mit 2-3 Sätzen kurz und knackig präsentieren und schon geht die Bewerbung an das Unternehmen raus. Natürlich begleiten wir dich die ganze Zeit und überprüfen nochmal deine Unterlagen, bevor wir sie weiterleiten. Bei Fragen oder Problemen, stehen wir dir gerne zur Verfügung. Hier geht es zu unseren aktuellen Stellenausschreibungen und Praktika falls du einfach mal einen Blick reinwerfen möchtest.

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