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Hamburg 

Administrator (m/w/d) Büromanagement / Projektbetreuung

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GFA Consulting Group GmbH

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Wir sind der zentrale Ansprechpartner der Fachabteilungen. Die Hauptaufgaben liegen in der Unterstützung unserer Consultants bei der Akquise neuer Projekte sowie bei der Betreuung und Koordination laufender Projekte und der Erledigung anfallender Büroaufgaben.

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Das Unternehmen antwortet besonders schnell.

Administrator (m/w/d) Büromanagement / Projektbetreuung

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Ihre Aufgaben:

Unterstützung bei der Projektakquise:

  • Eigenverantwortliche Zusammenstellung von administrativen Angebotsunterlagen für die Akquise neuer Projekte
  • Internationale Korrespondenz mit Partnerorganisationen und Experten
  • Layoutprüfung/Formatieren und teilweise sprachliche Überarbeitung der Angebote
  • Qualitätssicherung, Koordinierung des Drucks und Versand der gesamten Angebotsunterlagen unter Beachtung der Geberkriterien (v.a. GIZ, EU) und Abgabefristen

Unterstützung bei der Projektbetreuung:

  • Unterstützung bei der administrativen und organisatorischen Betreuung laufender Projekte
  • Ansprechpartner/in für Konsortialpartner und Experten für administrative Angelegenheiten
  • Prüfung von Rechnungen, Timesheets, Monatsjournalen, des Anlagevermögens sowie der Betriebsmittelanforderungen

Büromanagement:

  • Organisation von Sitzungen / Veranstaltungen und Terminmanagement
  • Dienstreisevorbereitungen (Flugbuchungen, Hotelreservierungen, Visaanträge,…)
  • Pflege der Projektreferenz-Datenbank sowie Aktualisieren der virtuellen Projekträume
  • Layout-Prüfung und Formatierung von Texten
  • Sprachliche Prüfung von Texten

Was wir Ihnen bieten?

Uhr30 bis 40 Std. pro Woche
KalenderAb sofort gesucht
PersonenOhne Personalverantwortung
KrawatteBerufserfahrung optional
  • Eine lebendige und kollegiale Unternehmenskultur
  • Ein umfangreiches betriebliches und persönliches Weiterbildungsangebot
  • Attraktive Zusatzleistungen (Zuschuss zum ÖPNV Ticket, KITA Zuschuss, Förderung von Sport- und Gesundheitsmaßnahmen, etc.)
  • Ein firmenweites Nachhaltigkeitskonzept
BetriebsarztBetriebsarzt
Elternzeit Elternzeit
MassagenMassagen
Sport- und ErholungsangeboteSport- und Erholungsangebote
Leistungsabhängiger GehaltsanteilLeistungsabhängiger Gehaltsanteil
WeihnachtsgeldWeihnachtsgeld
Onboarding ProgrammOnboarding Programm
BetriebsratBetriebsrat
Fitnessstudio-AbonnementFitnessstudio-Abonnement
Musik am Arbeitsplatz erlaubtMusik am Arbeitsplatz erlaubt
BonussystemBonussystem
Mitarbeiter-AnteileMitarbeiter-Anteile
Flache HierarchienFlache Hierarchien
ProjektverantwortungProjektverantwortung
Bezahlte Weiterbildung Bezahlte Weiterbildung
Kostenlose KursangeboteKostenlose Kursangebote
Sabbatical möglichSabbatical möglich
Faire VergütungFaire Vergütung
SpesenkontoSpesenkonto
Förderung von MitarbeiterinitiativenFörderung von Mitarbeiterinitiativen
Regelmäßige FeedbackgesprächeRegelmäßige Feedbackgespräche

Ihr Profil:

  • Abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung (Bürokauffrau, Fremdsprachenkorrespondenz, Europaassistenz …) oder Bachelorstudium mit erster relevanter Berufserfahrung
  •  Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse, sowie gute Französischkenntnisse
  • Sehr gute Anwenderkenntnisse in den gängigen MS- Office-Produkten (insbes. Word) sowie im Umgang mit Datenbanken
  • Hohes Qualitäts- und Verantwortungsbewusstsein
  • Fähigkeit, auch in arbeitsintensiven Phasen den Überblick zu bewahren, Fristen einzuhalten und pragmatische Entscheidungen zu treffen
  • Eigeninitiative, Aufgeschlossenheit und Kommunikationsgeschick zeichnen Sie aus
  • Selbständigkeit und effizientes Zeitmanagement
  • Betriebswirtschaftliche Grundkenntnisse und / oder Erfahrungen im Bereich von Fördergeldern, Drittmittelverwaltung sind für weitere optionale Aufgaben von Vorteil

Sprachen

Englisch
Deutsch
Französisch

Interessengebiete

Administration & Verwaltung
Datenbanken
Projektmanagement
Qualitätsmanagement
Rechnungswesen & Buchhaltung

Kenntnisse und Fähigkeiten

Microsoft Office
Kommunikationsfähigkeit
Organisation

Über das Unternehmen:

Gründungsjahr Icon1982 gegründet
Mitarbeiter Icon500+ Mitarbeiter
Unternehmensbranche IconBeratung
Unternehmensgröße IconMittelständler
Unternehmensumsatz Icon145Mio. € Jahresumsatz
iconTagsRow.locations.altHamburg

Wir sind eines der führenden deutschen Beratungsunternehmen im Rahmen der internationalen Entwicklungszusammenarbeit. Unser Kerngeschäft ist die Beratung und das Management von Projekten, die über bi- und multilaterale Fonds finanziert werden. Seit 1982 sind wir in mehr als 130 Ländern aktiv. Im Laufe der Jahre hat das Unternehmen den Umfang seiner Arbeit, die derzeit zehn strategische Geschäftsfelder umfasst, kontinuierlich erweitert. An unserem Firmensitz in Hamburg-Volksdorf beschäftigen wir derzeit über 350 Mitarbeiter und mehr als 1400 Mitarbeiter im Ausland.

Mehr über das Unternehmen erfahren

Unser Standort

Die Zentrale der GFA besteht aus mehreren Gebäuden, die sich in Volksdorf befinden, der grüne Stadtrand von Hamburg. Fußläufig gibt es die U-Bahn-Station Volksdorf. Der kleine Stadtkern bietet viele kleine Lokale und Geschäfte, ein kleiner See lädt in der Mittagspause für eine Erholung an der frischen Luft ein.

FahrradstellplätzeFahrradstellplätze
Gute Anbindung an ÖPNVGute Anbindung an ÖPNV
Restaurants in der UmgebungRestaurants in der Umgebung
Öffentlicher Parkraum Öffentlicher Parkraum
Firmeneigene ParkplätzeFirmeneigene Parkplätze
Gute AutobahnanbindungGute Autobahnanbindung
Supermarkt in der UmgebungSupermarkt in der Umgebung

Häufige Fragen

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Wer oder was ist Campusjäger?

Campusjäger ist mehr als eine Jobbörse. Wir unterstützen dich und unsere Partnerunternehmen dabei, zu einander zu finden. Unternehmen schreiben Jobangebote über uns aus, als Kandidat kannst du dich schnell und einfach mit deinem Campusjägerprofil auf viele verschiedene Jobs bewerben. Dabei haben wir immer ein Ziel vor Augen: Dich mit dem Job zusammen zu bringen, der wirklich zu dir passt.

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Ist der Job, den ich sehe, überhaupt noch verfügbar?

Ja, alle Jobs die du auf unserer Plattform findest, sind noch zu besetzen.

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Welche Dokumente benötige ich für meine Bewerbung?

Das hängt ganz vom Job ab, auf den du dich bewirbst. Häufig reicht es schon aus, wenn du deinen PDF Lebenslauf hochlädst bzw. dein Campusjägerprofil vollständig ausfüllst.

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Wo kann ich meine Unterlagen bzw. Dokumente hochladen?

Sämtliche Unterlagen, die du deiner Bewerbung hinzufügen willst, kannst du in dein Campusjägerprofil hochladen. Unternehmen, bei denen du dich bewirbst, gestattest du mit deiner Bewerbung Zugriff auf die Informationen in deinem Profil.

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Kann ich mich auch ohne Lebenslauf bewerben?

Um einen möglichst umfassenden ersten Eindruck von dir zu erhalten, benötigt das Unternehmen von dir einen Lebenslauf. Diesen musst du auch nur einmal und nicht für jede Bewerbung aufs Neue hochladen. Wenn du noch keinen PDF Lebenslauf hast, kannst du einfach deinen Campusjäger Lebenslauf ausfüllen. Alternativ hast du die Möglichkeiten dein XING oder LinkedIn Profil als PDF Datei zu exportieren.

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Wo finde ich weitere Informationen zum Unternehmen?

Im Unternehmensprofil von GFA Consulting Group GmbH findest du weitere Informationen.

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Kann ich meine Bewerbung nachträglich bearbeiten?

Du kannst deine Bewerbung solange bearbeiten, bis du zu einem Vorstellungsgespräch eingeladen wurdest. Gehe dazu einfach in deine Bewerbungen und wähle die Bewerbung aus, die du bearbeiten möchtest. Dort hast du die Möglichkeit, alle deine Angaben anzusehen und zu verändern. Außerdem kannst du dein Campusjägerprofil jederzeit um weitere Informationen und Unterlagen ergänzen, die dem Unternehmen dann zusätzlich zur Beurteilung deiner Bewerbung vorliegen. 

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Wie bekomme ich Neuigkeiten zu meiner Bewerbung mit?

In deiner Bewerbungübersicht hast du jederzeit einen Überblick über den Bewerbungsverlauf. Sobald etwas Neues passiert, informieren wir dich umgehend darüber. Damit du auch sicher nichts verpasst, senden wir dir zusätzlich E-Mails zu den wichtigsten Statusänderungen.

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Kann ich auch mehrere Bewerbungen gleichzeitig abschicken?

Die Anzahl deiner Bewerbungen ist nicht limitiert. Einen Überblick über deine Bewerbungen findest du hier.

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Können andere Unternehmen sehen, wo ich mich noch beworben habe?

Nein, Unternehmen können immer nur Bewerbungen für sich selbst sehen.

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Kann ich den Ansprechpartner des Unternehmens auch direkt kontaktieren?

Das Unternehmen kommt auf dich zu, sobald deine Bewerbung angesehen wurde. Solltest du vorher Fragen haben, hilft dir gerne dein persönlicher Candidate Manager von Campusjäger weiter.

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What do I have to consider, if I am not from Germany?

Please make sure to provide all necessary documents within your Campusjäger profile. It should include an EU work-permit (if you have no EU citizenship) and a CV at least. Be aware of different employment types in Germany. Depending on the position you are applying to, you could also be asked for a certificate of enrollment and a transcript of records. 

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What do I have to consider, if German is not my mother tongue?

Please take into account the job’s language requirements and make sure the requirements match your skills. It is also helpful to provide language certificates. This article may support you during the application process.

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Ich glaube, ich erfülle nicht alle Anforderungen. Kann ich mich trotzdem bewerben?

Oft können nicht erfüllte Anforderungen durch andere Fähigkeiten ausgeglichen werden. Wenn du daher die eine oder andere Anforderungen nicht vollständig erfüllst, ist es dennoch einen Versuch wert. Solltest du allerdings viele oder sogar alle Anforderungen nicht erfüllen, ergibt eine Bewerbung wenig Sinn.

Wenn diese Stelle Ihr Interesse weckt, bewerben Sie sich gerne über Campusjäger bei uns! Wir freuen uns auf Sie.

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Die spezifischen Datenschutzhinweise des Unternehmens findest duhier.