Office Manager / Assistenz (m/w/d) in Teilzeit
Was erwartet Dich?
- Administrative Unterstützung der Geschäftsführung und des gesamten Teams
- Urlaubs- und Krankentageverwaltung
- Verwaltung der Verträge mit Kunden und Dienstleistern
- Erstellung von Controlling-Berichten mit Hilfe der Agentursoftware
- Büroorganisation (u.a. Abo-Verwaltung)
- Ansprechpartner für externe Dienstleister (u.a. Datenschutz, Versicherung, IT)
- Erstellung von geschäftlicher Korrespondenz, Präsentationen, Entscheidungsvorlagen, Vorträgen und (Markt-)Recherchen
- Bereitstellung und Aktualisierung von Informationen für das Intranet
- Reisebuchung und Reisekostenabrechnung
- Pflege, Ablage und Wiedervorlage aller anfallenden Dokumente elektronisch und auf Papier
- Mitwirkung bei der Erstellung von Angeboten und Verträgen
- Unterstützung im HR-Bereich
- Projektunterstützung
Occupational fields
Back Office Manager (m/w/d)
Büro & Administration
HR Administration
Support
Human Resources
What do we offer you?
Paid Continuing Education
Bonus System
Fair Remuneration
Meals Allowance
Agile Working
Coaching Offers
Flat Hierarchies
Was solltest Du mitbringen?
- Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbares Studium sowie fundierte Berufserfahrung in einer vergleichbaren Funktion
- Pragmatisches, offenes und motiviertes Organisationstalent mit einem ausgeprägten Sinn für Loyalität und Integrität
- Selbstständiges Arbeiten und eine hohe Auffassungsgabe
- Strukturiert, gewissenhaft, lösungsorientiert und proaktiv
- Fundierte Kenntnisse in den Bereichen Buchhaltung und Controlling
- Sehr gute Anwenderkenntnisse in den Tools aus der Microsoft Office-Familie, insbesondere Outlook, Word, Excel, PowerPoint und Teams
- Grundkenntnisse in der Adobe Creative Suite (Photoshop und InDesign)
- Fließende Deutsch- sowie gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
- Grundkenntnisse in den Bereichen Datenschutz und IT
- Erfahrung im Aufbau und in der Pflege eines digitalen Ablagesystems
At least 1 year of work experience required
Languages
German
English
Skill set
Microsoft Office
Projektmanagement
Microsoft Teams
Adobe Creative Suite
Adobe Photoshop
Adobe InDesign
About dot Communications GmbH
Professionelle PR-Beratung, journalistische Expertise und ein sicheres Gespür für die richtige Geschichte – dafür stehen wir. Unsere Agentur ist seit 20 Jahren erfolgreich am Markt und gilt als eine der ersten Adressen, wenn es um strategische Kommunikation, einen wirkungsvollen öffentlichen Auftritt oder um nachhaltige Corporate Communications geht. Wirtschafts- und Krisenkommunikation sind unsere Stärken: Wir begleiten Transformations- und Change-Prozesse bei mittelständischen wie auch börsennotierten Unternehmen und beraten DAX und MDAX-Unternehmen kommunikativ auf Vorstandsebene. Seit dem Sommer 2022 sind wir aktives und zertifiziertes Mitglied in der GPRA e.V. (Gesellschaft der führenden PR- und Kommunikationsagenturen)
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Frequently asked questions
Who or what is Campusjäger by Workwise?
Campusjäger is part of Workwise - a job platform that supports you throughout your entire career. We take care of recruiting for various companies and accompany you through the entire application process. Via Campusjäger by Workwise you can find jobs for students and graduates. You can manage your applications in your Workwise profile. Learn more about the connection between Workwise and Campusjäger.
Is the job I see still available?
Which documents do I need for my application?
That depends entirely on the job you are applying for. In many cases it is sufficient to upload your PDF resume or fill out your Workwise profile.
Where can I upload my records or documents?
You can upload your application documents in your Workwise profile. These can only be viewed by companies you are applying to.
Where can I find more information about the company?
You can find more information in the company profile of dot Communications GmbH.
Can I process my application afterwards?
Yes, this is possible. In your application overview you can view your information and make changes. If you have already been invited to an interview, editing is no longer possible. However, you can still add general information and upload additional documents in your profile.
How do I get news about my application?
In your application overview at Workwise you have an overview of the application progress at any time. Additionally, we send you emails about the most important status changes.
Can I send several applications at once?
The number of your applications is not limited. An overview of your applications can be found at Workwise.
Can other companies see where else I have applied?
Can I also contact the company's contact person directly?
Personal contact is possible via chat as soon as you have been invited for an interview. Before that, you will receive all important status changes by e-mail. If you have any questions, you can contact your personal Candidate Manager:in from Workwise.
I don't think I meet all the requirements. Can I still apply?
What do I have to consider if I am not from Germany?
Please make sure to provide all necessary documents within your Workwise profile. It should include an EU work-permit (if you have no EU citizenship) and a CV at least. Depending on the position you are applying to, you could also be asked for a certificate of enrollment, a transcript of records or a language certificate. We would also recommend to inform yourself thoroughly in advance about visa regulations. Therefore you can use the official visa navigator from the Federal Foreign Office.
What do I have to consider if German is not my mother tongue?
Please take into account the job’s language requirements and make sure the requirements match your skills. In the job search you can use the language filter to find jobs without German language requirements. It is also helpful to provide language certificates. This section in our help center may support you during the application process.
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