Werkstudent Office & Operations Management (m/w/d)
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Was erwartet dich?
- Du organisierst das Büro und kümmerst dich um das Tagesgeschäft – von der Postbearbeitung über die Terminkoordination bis hin zur Verwaltung von Büromaterialien
- Du unterstützt unser Operations-Team bei organisatorischen Abläufen, pflegst Datenbanken und Dokumente und erstellst aussagekräftige Auswertungen und Reports
- Du bist die erste Anlaufstelle im Office und hilfst Kolleg:innen sowie Gästen bei allen Fragen rund um das Büro – dabei sorgst du für eine angenehme Arbeitsumgebung
- Du planst und koordinierst Events wie interne Meetings, Teamevents oder Workshops und sorgst dafür, dass alles reibungslos abläuft
- Du optimierst Prozesse mit und arbeitest an kleinen Projekten zur Verbesserung interner Abläufe – deine frischen Ideen sind dabei besonders willkommen
Occupational fields
Operations Manager (m/w/d)
Organisationsentwicklung
Sachbearbeiter / Mitarbeiter
Management, Führung & Strategie
Support
Was bieten wir dir?
- Flexible Arbeitszeiten – perfekt mit deinem Studium vereinbar.
- Modernes HQ in Karlsruhe – in der Gläsernen Softwarefabrik, wenige Schritte vom ZKM entfernt.
- Lern- und Entwicklungsmöglichkeiten – direkte Einblicke in Office- und Operations-Prozesse.
- Offenes Team & kurze Wege – wir arbeiten agil, wertschätzend und unkompliziert.
- Attraktive Vergütung – faire Bezahlung und die Möglichkeit, Praxiserfahrung im Tech-Umfeld zu sammeln.
Coaching Offers
Promotion of Employee Initiatives
Expense Account
Bonus System
Fair Remuneration
Agile Working
Onboarding Program
Was solltest du mitbringen?
- Du studierst aktuell in einem relevanten Studiengang wie Betriebswirtschaftslehre, Kommunikationswissenschaften, Marketing, Medien- und Kommunikationsmanagement oder einem vergleichbaren Bereich
- Du hast bereits erste Erfahrungen gesammelt im Bereich Kommunikation, Projektleitung oder Kundenbetreuung – sei es durch Praktika, Nebenjobs oder Projekte im Studium
- Du arbeitest strukturiert und selbstständig, behältst bei mehreren Aufgaben den Überblick und überzeugst durch deine Kommunikationsstärke sowie dein freundliches, serviceorientiertes Auftreten
- Du beherrschst Microsoft Office sicher oder vergleichbare Tools und lernst gerne neue Software kennen
- Du hast Interesse daran, tiefe Einblicke in die Abläufe eines wachsenden Tech-Unternehmens zu gewinnen und von erfahrenen Kolleg:innen zu lernen
All levels welcome (no experience required)
Languages
German
Optional
English
Skill set
Projektmanagement
Teamarbeit
Kommunikative Kompetenz
Kundenorientierung
Microsoft Office
About Vortecx GmbH
Die Vortecx GmbH ist ein innovatives Softwareunternehmen aus Karlsruhe, das mit seiner entwickelten VORTECX Engine gezielt lokale Unternehmen unterstützt. Unsere B2B-SaaS-Lösung verhilft Kund:innen unterschiedlichster Branchen zu mehr Sichtbarkeit in der lokalen Suche – mit Tools für Reputation, Eintragssynchronisation und effektive Local-SEO-Strategien.
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Frequently asked questions
Who or what is Campusjäger by Workwise?
Campusjäger is part of Workwise - a job platform that supports you throughout your entire career. We take care of recruiting for various companies and accompany you through the entire application process. Via Campusjäger by Workwise you can find jobs for students and graduates. You can manage your applications in your Workwise profile. Learn more about the connection between Workwise and Campusjäger.
Is the job I see still available?
Which documents do I need for my application?
That depends entirely on the job you are applying for. In many cases it is sufficient to upload your PDF resume or fill out your Workwise profile.
Are there more informations about the application process?
- Auswertung deiner Bewerbungen
Wir prüfen deine Unterlagen sorgfältig – uns interessiert nicht nur dein Studium, sondern auch deine Motivation und dein Organisationstalent. - Telefon-Interview
In einem kurzen Gespräch lernen wir uns kennen, besprechen deine Vorstellungen und geben dir erste Einblicke in die Stelle und unser Unternehmen. - Persönliches Vorstellungsgespräch
Vor Ort in Karlsruhe oder per Video-Call sprechen wir detaillierter über deine Fähigkeiten, deine Arbeitsweise und wie du ins Team passt. - Optional: Probearbeiten
Wenn beide Seiten ein gutes Gefühl haben, laden wir dich zu einem optionalen Probearbeitstag ein. So kannst du unser Büro, das Team und unsere Abläufe direkt erleben.
Where can I upload my records or documents?
You can upload your application documents in your Workwise profile. These can only be viewed by companies you are applying to.
Where can I find more information about the company?
You can find more information in the company profile of Vortecx GmbH.
Can I process my application afterwards?
Yes, this is possible. In your application overview you can view your information and make changes. If you have already been invited to an interview, editing is no longer possible. However, you can still add general information and upload additional documents in your profile.
How do I get news about my application?
In your application overview at Workwise you have an overview of the application progress at any time. Additionally, we send you emails about the most important status changes.
Can I send several applications at once?
The number of your applications is not limited. An overview of your applications can be found at Workwise.
Can other companies see where else I have applied?
Can I also contact the company's contact person directly?
Personal contact is possible via chat as soon as you have been invited for an interview. Before that, you will receive all important status changes by e-mail. If you have any questions, you can contact your personal Candidate Manager:in from Workwise.
I don't think I meet all the requirements. Can I still apply?
What do I have to consider if I am not from Germany?
Please make sure to provide all necessary documents within your Workwise profile. It should include an EU work-permit (if you have no EU citizenship) and a CV at least. Depending on the position you are applying to, you could also be asked for a certificate of enrollment, a transcript of records or a language certificate. We would also recommend to inform yourself thoroughly in advance about visa regulations. Therefore you can use the official visa navigator from the Federal Foreign Office.
What do I have to consider if German is not my mother tongue?
Please take into account the job’s language requirements and make sure the requirements match your skills. In the job search you can use the language filter to find jobs without German language requirements. It is also helpful to provide language certificates. This section in our help center may support you during the application process.
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